¿Delegas o dependes? Qué hacer cuando una sola persona domina un proceso crítico
En nuestra encuesta de LinkedIn de este mes planteamos una situación que cualquier gerente reconoce. En tu equipo, una sola persona domina un proceso crítico. Si mañana no está, el proyecto se frena.
Puede ser quien sabe cerrar las certificaciones de una obra, quien conoce cómo se configura la máquina de un cliente concreto o quien prepara la documentación que pide tu cliente más grande. Es alguien bueno. Precisamente por eso todo pasa por esa persona.
La pregunta era: ¿qué haces primero?
La respuesta correcta: mentoría en un proyecto real
La opción que mejor resuelve el problema es la segunda: que esa persona forme a otra mientras trabajan juntas en un encargo real.
No en una sesión de formación aparte ni con un manual. Tiene que ser en una obra, un pedido o un expediente de verdad. Quien aprende hace el trabajo, y quien sabe lo revisa, explica por qué se hace así y corrige a tiempo.
Funciona por tres motivos:
- Se transmite el criterio, no solo los pasos. Lo valioso no es saber qué botón se pulsa, sino qué hacer cuando algo no sale como siempre. Eso solo aparece en situaciones reales.
- Se comprueba en el momento. Al terminar el encargo sabes si la persona de relevo es capaz de hacerlo. No lo supones.
- La persona experta gana tiempo, no lo pierde. Deja de ser el único paso obligado y puede dedicarse a lo que solo ella puede hacer.
Por qué no funcionan las otras tres opciones
Pedirle que lo documente solo. Documentar es necesario, pero no basta. Un documento escrito por una sola persona y que nadie más ha usado suele recoger el caso habitual y olvidar las excepciones. El día que hace falta, nadie sabe si sirve. La documentación funciona mejor como resultado de la mentoría: se escribe mientras otra persona aprende y se corrige con sus dudas.
Esperar a que haga falta. Es la opción más cómoda y la más cara. El momento en que hace falta suele ser el peor para aprender: hay prisa, hay un cliente esperando y la persona que sabe no está.
Contratar a alguien externo. Puede tener sentido para ganar capacidad o para traer conocimiento que no tienes. Pero, por sí solo, no resuelve la dependencia, porque quien llega también tiene que aprender de esa misma persona. Si no hay transmisión de conocimiento, pasas a depender de alguien nuevo. Ocurre igual con cualquier proveedor, también con nosotros: un buen colaborador externo deja el conocimiento en tu equipo, no se lo lleva.
Qué es el desarrollo de personas (y cómo se nota en tres niveles)
En Qaroní tenemos definido el desarrollo de personas como una de nuestras competencias. Lo entendemos como la capacidad de hacer crecer a cada persona del equipo según lo que necesita ella y lo que necesita la organización.
Así se ve en la práctica, de menos a más:
- Nivel inicial. Conoces a cada persona de tu equipo, sabes en qué destaca y en qué puede mejorar, y lo conviertes en un plan de formación concreto.
- Nivel intermedio. Haces seguimiento, reconoces lo que se hace bien, das feedback para mejorar lo que no y participas en cómo se selecciona, evalúa y forma al equipo.
- Nivel avanzado. Haces crecer a las personas dándoles un papel en proyectos importantes, creas espacios para que aprendan de la experiencia y delegas con confianza en que pueden hacerlo.
La respuesta correcta del test pertenece al nivel avanzado. No se trata de mandar a alguien a un curso, sino de usar el trabajo real como escuela y confiar en quien aprende.
Qué puedes hacer esta semana
Son dos pasos pequeños, sin comprar nada ni parar la actividad:
- Haz una lista de «quién sabe qué». Apunta los procesos que, si se paran, frenan una obra, un pedido o una entrega. Al lado de cada uno, anota quién sabe hacerlo. Donde solo aparezca un nombre, tienes una dependencia.
- Elige un proceso y una persona de relevo. Busca el próximo encargo real en el que puedan trabajar juntas y deja que el relevo lo haga con supervisión.
A finales de mes publicaremos una guía más completa para ordenar estas dependencias y mantenerlas al día.
Dónde entra Qaroní
Mucho de lo que hoy solo sabe una persona vive en su cabeza, en un Excel suyo o en una carpeta que nadie más abre. Parte de nuestro trabajo es ayudar a que ese conocimiento esté en un sitio donde todo el equipo pueda consultarlo: procesos ordenados, datos accesibles y herramientas pensadas para quien las usa a diario.
¿Cómo lo resolvéis en tu equipo? Escríbenos y lo comentamos.
Q-Academy es la serie mensual en la que Qaroní comparte las competencias con las que trabaja su equipo. Este mes: desarrollo de personas.